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XXX Reunión
Nacional de Bibliotecarios.
ABGRA, Buenos Aires, Argentina.
Servicios de Información: Cooperación y desarrollo
Gestión de información actual en bibliotecas universitarias:
La adquisición de información contra demanda.
Preparado por
Atilio Bustos González.
Director Sistema de Biblioteca Universidad Católica de Valparaíso
- Chile
E-mail: abustos@ucv.cl
Buenos Aires, 26 de Febrero de 1996.
Resumen
Se propone desarrollar
una serie de servicios de acceso a información actual en el ámbito
de la biblioteca virtual, mediante la administración del presupuesto
de adquisición de publicaciones periódicas de una forma distinta
a la actual. El nuevo esquema de administración se basa en la combinación
de una colección núcleo y en el uso de servicios de información
puntual y suministro de documentos. Se analiza el patrón actual
de adquisición de publicaciones periódicas basada en una colección
núcleo y una conducta just in case.
Se propone un nuevo modelo basado en el equilibrio entre just in case y just
in time. Se plantea los cambios culturales que un modelo
de esta naturaleza demanda a las instituciones universitarias y
de investigación que lo adopten.
Palabras
claves
Gestión de información
actual, bibliotecas universitarias, biblioteca virtual, publicaciones
periódicas, servicios de información puntual.
Hipótesis
Dados los servicios
de información puntual y suministro de documentos disponibles hoy
en el mercado y a la disponibilidad en las instituciones universitarias
de conexión a Internet, una biblioteca universitaria con un nivel
de inversión media en publicaciones periódicas (entre US$100.000
y US$200.000 anuales), administrando esos recursos de una forma
distinta a la tradicional, puede ampliar en forma muy significativa
(en más de un 2.000 %) su cobertura de información actual, con el
consecuente beneficio para sus clientes.
Si
bien nuestro análisis se centra en bibliotecas universitarias, éste
también es válido para unidades de información especializadas.
Algunas
definiciones
Para
iniciar la discusión de la temática propuesta, es necesario que
nos pongamos de acuerdo en algunos conceptos. No pretendemos definir
estos conceptos, sólo nos interesa acotar el sentido con el cual
los utilizamos.
- Biblioteca Virtual:
el concepto más fundamental de virtualidad se refiere a una
representación de una estructura que puede realizar la misma
función de la estructura original. La Biblioteca
Virtual corresponde a una estructura organizacional
y de telecomunicaciones diferente a la biblioteca tradicional,
cuyos procesos resultan mucho más eficientes. Una Biblioteca Virtual, nos referimos a una biblioteca
dotada de un cierto presupuesto, equipamiento y personal entrenado,
que está en condiciones de prestar servicios equivalentes a
los que otorga una biblioteca real de dimensiones y recursos
muy superiores.
- Publicaciones
periódicas:
Es un término engañoso. El idioma inglés discrimina entre bulletin, magazine y journal; mientras que
en español se engloban todos en publicaciones periódicas o simplemente
revistas. Esta ambigüedad idiomática, a nuestro juicio, ha producido
en ocasiones algunos sesgos. Los bibliotecarios, al tratar todas
la publicaciones periódicas por igual, independientemente del
tiempo de vigencia de la información contenida en ella, han
aplicado criterios de administración y conservación parejos,
cuando debieron haber discriminado.
- Servicios
de información puntual y suministro de documentos:
proporcionan por medios electrónicos la información contenida
en tablas de contenidos de revistas científicas y académicas
de corriente principal, y suministran artículos sueltos a usuarios
finales vía fax y otros medios.
Estos servicios
desarrollan bases de datos que permiten revisar una tabla de contenido
especifica de una revista dada y, por otro lado la búsqueda temática
y por otras variables relevantes en un lenguaje natural. Estos
servicios se caracterizan por la rapidez con que incorporan la
información y en la simplificación de tareas demorosas como la
indización temática y la generación de abstracts. Ejemplos de
ellos son: UnCover, Faxon Finder, Article1st, etc.
- Colección
núcleo:
es el conjunto de títulos de journals, magazines y periódicos
altamente demandados por los clientes de una unidad de información,
que por su alto nivel de consulta representan aquellos pocos
títulos críticos que satisfacen la mayor parte de las demandas.
La
colección núcleo se determina aplicando
la Ley de Bradford, que indica que un 20% de los títulos, satisfacen
el 80% de las consultas, y que el 55% de los artículos publicados
no son citados nunca.
Esta
colección núcleo contempla títulos
en soporte papel, CD-ROM y On-line, abarcando publicaciones primarias
y secundarias. En el caso de las publicaciones secundarias, considerando
las capacidades de recuperación de información y el espacio, el
soporte privilegiado debiera ser servicios en línea (tipo ERL
de Silver Platter) y bases de datos en CD-ROM.
Crecimiento
de la información científica
Para
lograr una adecuada comprensión del conjunto de fenómenos que afectan
la adquisición de información actual es necesario considerar la
velocidad con que ésta crece. Se debiera observar dos dimensiones
de crecimiento, la primera corresponde a la información propiamente
tal, la que tradicionalmente es publicada en forma impresa. La segunda
dimensión, corresponde a la velocidad con que aumenta la información
disponible en el ciber-espacio (Internet).
Naisbitt,
ya en 1984 señalaba que diariamente se escribían en el mundo entre
6.000 y 7.000 artículos científicos, indicando que la información
científica crecía a una tasa exponencial del 13% anual, lo que implicaba
doblar la cantidad cada 5,5 años. Eso implica, que hoy en 1995 existe
tres veces más información que a la fecha de la observación de Naisbitt.
En
Internet, sucede un fenómeno similar, pero lo que en las ciencias
sucede en un año en el ciber-espacio pasa en un mes. Mensualmente,
la cantidad de información incorporada a los WWW, Gopher, listas
de interés, News y servidores anónimos de FTP, crece a una tasa
compuesta de un 15% mensual, duplicando su volumen cada 5,5 meses.
Para
tener una idea del nivel de crecimiento en Argentina y Chile de
la oferta de información actual, veamos los siguiente tabla:
| Títulos
Disponibles |
Chile
|
Argentina
|
|
N°
total
|
%
sobre oferta nacional
|
%
sobre universidad 1
|
N°
total
|
%
sobre oferta nacional
|
%
sobre universidad 1
|
| Total
títulos adquiridos |
5800 |
100
% |
-
0 - |
7450 |
100
% |
-
0 - |
| Cubiertos
por Alerta al Conocimiento S. A. |
4000 |
69
% |
571
% |
-
0 - |
-
0 - |
-
0 - |
| Cubiertos
por GPO |
2040 |
35
% |
291
% |
2040 |
27
% |
291
% |
| Cubiertos
por Current Contents |
4852 |
84
% |
693
% |
4852 |
65
% |
693
% |
| Cubiertos
por Uncovert |
20000 |
345
% |
2857
% |
20000 |
268
% |
2857
% |
| 1.- Porcentaje sobre una Universidad que adquiere
700 títulos internacionales. |
Teniendo
esto presente, analizaremos la forma en que nuestras bibliotecas
adquieren información actual.
Patrón
actual para la adquisición de información
En
una biblioteca tradicional, la información es adquirida, procesada
y almacenada de acuerdo a dos o tres grandes categorías: información
monográfica, publicaciones periódicas, y en algunos casos materiales
audiovisuales.
Esta
taxonomía de acuerdo a tipos de información a adquirir, están más
asociadas a la forma en que los editores producen y comercializan
la información, que al tipo de información y oportunidad con que
los clientes de una biblioteca demandan esta información.
Si
se analiza la estructura de inversión anual en información de las
mayores universidades chilenas, observarán que el ítem publicaciones
periódicas es notablemente más abultado que el destinado a información
monográfica. El presupuesto para publicaciones periódicas representa
alrededor de dos tercios del presupuesto para material bibliográfico.
Esta situación es aún más aguda en Argentina, donde solo las Universidades
más grandes adquieren regularmente publicaciones periódicas, obteniendo
subsidios muy menores para la adquisición irregular de material
monográfico.
A
modo de ejemplo puedo mencionar que la Universidad Católica de Valparaíso,
invirtió durante 1995:
En
el modelo actual de adquisición de información por parte de las
universidades, más del 65% de la información es pagada a priori
(antes de conocer su contenido). Si a esta cifra se suma la adquisición
por catálogo de libros publicados en el extranjero, este porcentaje
sube aun más. Este tipo de conducta obedece al modelo denominado
Just in case, que en una traducción
libre diríamos comprar información por si acaso algún usuario
la llega a necesitar. Es una compra anticipada de información potencialmente
útil.
Desde
el punto de vista económico ésta es una situación a lo menos calificable
de curiosa, a la cual nos sentimos obligados por las características
del mercado de la información, y en definitiva porque ha sido el
uso y costumbre imperante hasta hoy.
Patrón
propuesto para la adquisición de información
En
una biblioteca moderna, compuesta de dos dimensiones: una dimensión
física y otra virtual, la adquisición de información debe estar
dirigida a satisfacer las demandas de los clientes.
Es
necesario distinguir entonces entre: información de una validez
más permanente e información actual. Entendemos por información
actual, aquella recientemente elaborada de la cual no se sabe aún
su grado de permanencia.
Debiéramos
asociar a la biblioteca física la adquisición, procesamiento, conservación
y difusión de la información de carácter más permanente. Como complemento
de lo anterior debiera gestionarse a través de la biblioteca virtual,
la recuperación y adquisición de la información de carácter actual.
El
aspecto fundamental del cambio está en el concepto de just in case frente a
just in time,
por encima del enfrentamiento de conceptos tales como papel frente a electrónico o fondos frente a acceso.
El
encargado del desarrollo de colecciones, debiera contemplar planes
regulares para: la adquisición de información de carácter permanente,
información actual que conforma la colección núcleo, como la disposición
de recursos y servicios que permitan asegurar la oportuna recuperación
y adquisición de información de carácter actual.
El
concepto de fondos propios, conservados por si acaso,
va dejando paso al concepto de acceso en el momento que se necesita. Esto se asocia también
al concepto de valor económico de la información y al costo de almacenar
grandes volúmenes de información de casi nula consulta.
La
información como recurso económico, tiene peculiaridades distintivas
frente a los otros recursos productivos tradicionales, como capital,
trabajo y materias primas. El recurso información sólo se conoce
su valor cuando se utiliza. Una segunda característica es que mientras
más se usa la información, ésta no se agota. Este cambio a acceso
en el momento que se necesita, permite ser más eficiente en la gestión
de este atípico recurso.
Unos
de los rasgos de las empresas virtuales y que es perfectamente aplicable
a las bibliotecas virtuales es la reducción de costos. "Al concentrarse
en acciones que agregan valor (sin límite teórico), las empresas
virtuales no se restringen a competir en reducción de costos (con
pronto límite). Algunos consideran éste como principal argumento
a favor de la virtualización: una formula de crecimiento rápido
con costos mínimos. Con un nivel de inversión similar al actual
se satisface la demanda a un nivel impensable anteriormente."
Estamos
convencidos que una biblioteca virtual permite dar servicios de
una calidad superior a un publico exigente, sin demandar un presupuesto
extra al actualmente disponible, sin requerir de más espacio físico
(sobretodo de crecimiento de depósitos) y sin más personal (aunque
éste debe estar más entrenado). Si se requiere de un cambio es el
estilo de gestión de los recursos humanos, de información, económicos
y del espacio físico. En servicios superiores exige el cuidado desarrollo
de todos y cada uno de estos aspectos.
Desde
el punto de vista de la gestión del presupuesto tradicional de publicaciones
periódicas, una universidad del nivel señalado, reasignando entre
un 15-20% de su presupuesto anual, puede lograr incrementos en la
cobertura de información actual de un 1500 a un 3000%. O lo que
es lo mismo, incrementar su eficiencia en una proporción similar.
Un
estudio en bibliotecas universitarias y especializadas norteamericanas
realizado entre 1987 y 1991, basado en 491 usuarios y más de 48.000
artículos de revistas fotocopiados durante tres años, llego a las
siguientes conclusiones:
Con un presupuesto
de US$100.000 se podía satisfacer el 78% de las demandas de fotocopias
de artículos.
Con un presupuesto
de US$200.000 se podía satisfacer el 85% de las demandas de fotocopias
de artículos.
En cuatro
años el presupuesto llego a reducirse en un 45%, el porcentaje
de artículos fotocopiados fuera de la biblioteca aumento solo
en un 23%.
Nuevas
tendencias
El
surgimiento de servicios de información puntual y entrega de documentos,
no hace otra cosa que responder a un nuevo fenómeno en la comunicación
científica, en que el centro de la comunicación es el
paper (el artículo) y no la revista. Este cambio ha dado
origen a un nuevo mercado y, por lo tanto, a una nueva forma de
enfrentarlo.
Si
revisamos el panorama mundial de la documentación científica, este
se caracteriza por:
- Los presupuesto
de las bibliotecas para la adquisición de fondos bibliográficos
sufren continuos recortes. Situación vivida en Chile durante
la última recesión económica, donde las universidades chilenas
privilegiaron la mantención de las suscripciones en revistas
sacrificando los presupuestos para compra de libros. En Argentina,
la mayoría de las Universidades dejaron de suscribir revistas
internacionales a fines del Gobierno del Sr. Alfonsin.
- Los precios
de las revistas aumentan año a año en un proporción mayor que
la inflación internacional.
- Fuertes
avances en las tecnologías de las telecomunicaciones (fax, teléfono,
Internet) y grandes disminuciones en sus costos.
- Fuertes
avances en los sistemas informáticos-documentales de análisis,
almacenamiento y recuperación de información (CD-ROM);
Estos
dos últimos aspectos han puesto en manos de los bibliotecarios y
de los usuarios de información científica-académica, recursos impensables
hace apenas unos años.
Imagínense...que
pasaría si en vez de adquirir la mayor cantidad de los títulos que
la universidad pueda pagar, solo se comprara en forma regular un
conjunto de títulos claves (colección núcleo) y el resto se adquiriera
frente a demandas concretas de los clientes. Contando de este modo
la biblioteca con los recursos necesarios para pagar estos servicios
y recibiendo los clientes el beneficio de acceder a un universo
mayor de información.
Ya
no es una fantasía lo que planteaba Lancaster en los 80's, que la
biblioteca llegaria al escritorio y el hogar de los usuarios a través
de un computador, utilizado ese terminal para realizar tres funciones
principales: crear, transferir y recibir información. Donde el académico
o investigador entra al Home page de su Biblioteca y, desde él a
los mejores servicios de información comerciales o no, seleccionados
y contratados por los bibliotecarios de su institución para su más
eficiente satisfacción de sus necesidades de información.
El
escenario antes descrito, contemplando los servicios de información
puntual y suministro de documentos, representa para la comunidad
científica mundial una revolución tanto o más significativa que
la impulsada por Gutemberg. Por un lado se produce una tremenda
aceleración en la comunicación científica, pero además, los científicos
de países menos desarrollados quedan en igualdad de condiciones
respecto al acceso documental que un científico en un país más desarrollado.
Esta es una oportunidad de tales dimensiones, que para muchos académicos
y bibliotecarios viene a ser un verdadero shock
del futuro, explotando a un palmo de sus narices.
Algunas
experiencias con nuevos servicios
En
todos estos servicios la DSI cobra una nueva y más vital importancia.
Son tan grandes los volúmenes de información disponibles, que si
no se posee herramientas para seleccionar la porción a digerir,
se naufraga en un mar de información. Estos nuevos servicios de
DSI, integran en uno solo proceso la identificación de los artículos
de interés y el acceso al mismo.
Cambio
de cultura
El
secreto del éxito de un proyecto de modernización tecnológica, como
lo sería uno de esta naturaleza, no radica en los equipos y servicios
contratados, está en las personas. Es importante el operar un cambio
cultural en los bibliotecarios, respecto a la forma de ver a los
clientes y a la velocidad y calidad de sus respuestas. Un segundo
cambio cultural obedece a las clientes de estos servicios, generalmente
académicos e investigadores, los cuales deben aprender a trabajar
en este ambiente virtual que le da mayores oportunidades pero que
les cambia la forma de procesar la información con que son bombardeados.
Estos
dos cambios culturales son claves. Si no se tiene éxito en esos
planos, todo falla. No es garantía de éxito contar con las mejores
conexiones vía Internet, los mejores equipos, o lugares gratamente
ambientados, si no se produce este cambio cultural.
El
cambio no es un fenómeno fortuito, colateral a la nueva tecnología.
El cambio en una empresa de servicios debe ser administrado, conducido,
gerenciado por los responsables del proyecto. En la medida que este
cambio se produce, la implementación financiera del cambio es un
mero tramite.
No
es posible realizar este cambio de un año para otro. Creemos que
debe ser paulatino y graduado. Estimamos que demanda entre tres
y cinco años su implementación total.
Conclusiones
-
La
hipótesis se cumple. Universidades con presupuestos medianos
para publicaciones periódicas pueden aumentar su cobertura de
información actual en más de un 2.000 % sin aumentar su presupuesto.
-
Debemos
pasar de un esquema de gestión de colecciones basados en información
monográfica y publicaciones periódicas, a una de información
de carácter permanente y de información actual.
-
Se
aplica en las colecciones núcleo la Ley de Bradford o el principio
de los pocos críticos.
-
Hay
que buscar un justo equilibrio entre virtualidad y recursos
locales. Todo no puede ser virtualidad.
-
Asistimos
a una revolución, tan importante como la de Gutemberg, los servicios
de información actual se han globalizado, modificando la velocidad
de circulación de la misma y por ende la cantidad que se genera,
como el grado de accesibilidad de académicos e investigadores
en nuestros países.
-
Un
cambio tecnológico, pasa por un cambio cultural de los actores:
bibliotecarios y clientes de los servicios.
-
El
rol del bibliotecario se concentra en tres dimensiones: interfaz,
gestor y capacitador. Interfaz entre los requerimientos de información
de los usuarios y los recursos de información existentes en
el mundo. Gestor, para contratar servicios y montar éstos en
plataformas que permitan su uso eficiente por la comunidad a
la cual se sirve. Capacitador, para transferir el conocimiento
necesario que los usuarios requieren para ser autónomos.
-
Los
centros de información están cada vez más, sometidos a la presión
de los usuarios por nuevos y mejores servicios. Lo que demanda
de los bibliotecarios cambios estructurales en la gestión de
la información y los servicios de las unidades a su cargo, so
pena de ser sobrepasados por los usuarios ansiosos de resultados.
-
Estamos
en frente de grandes oportunidades, nuestra misión como gestores
de información es convertir estas oportunidades en fortalezas.
Esta es nuestra tarea. Si no la acometemos nosotros lo harán
otros.
Bibliografía
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